| קחו טיפ / לי טורסטון עדני |

טיפים לניהול וייעול פגישות עבודה

כולנו עורכים פגישות עבודה ולא מעט זמן מתבזבז על פגישות אלו משום שהם לא מתוכננות נכון. כל הטיפים לייעול פגישות עבודה.

• ערכו פגישות עבודה רק אם הם הכרחיות. זכרו, זמן שווה כסף.

• שילחו לכל המשתתפים זימון במייל הכולל את כל הפרטים הרלוונטיים. רצוי לשלוח תזכורת 24 שעות לפני הפגישה.

• קבעו והגדירו מראש את מטרת הפגישה, הנושאים עליהם תדברו ומשך הפגישה. וודאו כי נושאי הפגישה ידועים מראש למשתתפים.

• במידה ויש חומרים שעל המשתתפים להכין או לקרוא יש לשלוח אותם לכל המשתתפים טרם הפגישה.

• התחילו את הפגישה בזמן גם עם חלק מהנוכחיים לא הגיעו. בתחילת הפגישה ציינו את מטרתה ואת מסגרת הזמן, כך תכוונו את כל המשתתפים להשגת התוצאה המבוקשת.

• בקשו מהמוזמנים להימנע מהפרעות כגון: מענה לטלפונים, יציאה מהחדר שלא לצורך, שיחות חולין וכדומה.

• על מנהל הישיבה לאפשר לכל הנוכחים לדבר, תוך מיקוד ועמידה בלו"ז. מעת לעת, על מנהל הישיבה לעצור, לתת סיכום ביניים על מה שהושג עד כה ולקדם את הדיון להשגת המטרה כולה.

• דאגו מראש, לאדם שיכתוב את פרוטוקול הפגישה / סיכום פגישה.

• הגדירו משימות לביצוע, אחראים ולוחות זמנים להמשך.

• שילחו את סיכום הפגישה לכל המוזמנים לפגישה וקבעו פגישות נוספות במידת הצורך.

• העבירו משובים על הפגישות פעם בתקופה, כך תוכלו לדעת האם הפגישות אפקטיביות ותורמות לארגון.

* הכותבת היא מנכ"לית משרד שירון יחסי-ציבור
ויועצת לעסקים קטנים ובינוניים (MBA).